Sähköinen työajanseuranta – kulu vai investointi?

Työajanseurantajärjestelmä koetaan usein pelkäksi kuluksi. Laskimme, kuinka paljon 30 henkeä työllistävä yritys voi säästää siirtymällä sähköiseen työajanseurantaan.

Tuntuuko, että työajanseuranta on pakollinen paha, johon työaikalaki velvoittaa? Se on hoidettava kuukausittain, vaikka se tuntuu vievän vain aikaa ja vaivaa niin työntekijöiltä kuin esihenkilöiltäkin. Negatiiviset tunteet työajanseurantaa kohtaan voivat johtua monestakin eri seikasta, mutta useimmiten ne kiteytyvät kolmeen seuraavaan ydinasiaan:

• Työajankirjaus paperilapuille on tuskaista ja hidasta. Paperilaput ovat usein hukassa, työajat pitää tarkistaa ryttyisistä lappusista ja tiedot täytyy vielä käsin syöttää palkanlaskentajärjestelmäänkin. Tämä kaikki voi viedä tunteja joka kuukausi.
• Työajat ilmoitetaan vain kerran viikossa tai jopa vain kerran palkkakauden aikana, jolloin tunnit eivät ole enää tuoreessa muistissa ja kirjatut työajat ovat vain suuntaa antavia. Osa laskutettavista työtunneista saattaa jäädä kokonaan laskuttamatta.
• Yrityksen käytössä saattaa olla jo jokin sähköinen ratkaisu työaikojen raportointiin ja hallintaan, mutta se ei kata kaikkia yrityksen tarpeita eikä tue yrityksen prosesseja.

Sähköistetään prosessit

Mikäli tunnistit itsesi kahdesta ensimmäisestä ongelmakohdasta, työajanseurantaprosessin sähköistäminen on varmasti yrityksellesi paras ratkaisu. Työajanseurannan sähköistäminen tehostaa ja suoraviivaistaa tiedon liikkumista taholta toiselle ja tarvittavat tiedot, kuten työaikakirjaukset, ovat kaikkien asianosaisten saatavilla samassa paikassa, reaaliajassa. Työntekijät voivat kirjata työaikaa kätevästi mobiilisovelluksessa tai tietokoneen selaimessa ja esihenkilöt tarkistavat ja hyväksyvät tunnit järjestelmässä. Ei enää lippulappusia, Excel-taulukoita ja aikaavievää manuaalista työtä.

Jos taas kolmas ongelmakohta kuulosti osuvimmalta, on yrityksesi syytä puntaroida onko nykyinen käytössänne oleva järjestelmä juuri teille se paras ratkaisu. Työajanseurantajärjestelmiä on erilaisia ja järjestelmien välillä voi olla suuriakin eroja esimerkiksi TES-tulkintojen kyvykkyyksissä tai siinä, miten ne taipuvat juuri teidän tarpeisiinne ja prosesseihinne.

Usein kun yritykset tunnistavat työajanseurannan aiheuttamat haasteet ja pullonkaulat, sopivaa järjestelmää prosessien tehostamiseen aletaan etsiä. Usein hankinta kaatuu kuitenkin järjestelmän kustannuksiin. Kokemus on, että järjestelmä on kallis, eivätkä hyödyt kata kustannuksia. Onko kuitenkaan näin, että järjestelmä on pelkkä kulu, joka vain hieman helpottaa arkisia askareita?

Työajanseurantajärjestelmä tuo pitkällä aikavälillä säästöjä

Uskallan väittää, että näin ei ole. Hyvä ja yrityksellenne toimiva sähköinen työajanseurantajärjestelmä tuo lähes poikkeuksetta säästöjä. Tarpeisiinne sopivalla järjestelmällä työaikojen kirjaaminen, raportointi, hyväksyntä ja palkanmaksu vie murto-osan ajasta, joka siihen kuluisi paperilapuilla tai Excelillä. Ja aikahan on rahaa – kirjaimellisesti. Kun työaikojen kirjaukseen, tarkastamiseen ja hyväksyntään ei tarvitse käyttää kuukausittain jopa tunteja, säästyy aikaa tuottavaan työntekoon.

Jotta tämä ei olisi pelkkää sanahelinää, laskimme, kuinka paljon aikaa ja rahaa säästyy vuodessa tuottavan työn tekemiseen, kun työajat raportoidaan siihen tarkoitetulla järjestelmällä paperilappujen tai Excelin sijaan. Laskelmassa on huomioitu koko prosessi työajan kirjaamisesta papereiden eteenpäin toimittamiseen sekä tuntien tarkastamisesta ja hyväksymisestä tietojen viennin palkanlaskentaan saakka. Laskelma perustuu 30 henkeä työllistävän yrityksen tietoihin.

Näin paljon 30 henkeä työllistävä yritys säästää vuodessa vaihtamalla sähköiseen työajanseurantaan:

Mediaanipalkka vuonna 2021 työnantajan sivukuluineen: 22,87 € / tunti

Manuaaliseen työajan kirjaukseen ja eteenpäin laittamiseen kuluva aika: 2 min / päivä

Järjestelmällä tehtävään työajan kirjaukseen kuluva aika (järjestelmässä aineistoja ei tarvitse erikseen toimittaa eteenpäin): 30 sek / päivä

Säästetty aika päivässä, kun työaika kirjataan järjestelmällä: 2 min - 0,5 min = 1,5 min

Säästetty aika yrityksessä vuodessa, kun työaika kirjataan järjestelmällä: (1,5 min x (22 työpäivää x 12 kk)) x 30 työntekijää = 11 880 min = 198 h

Säästöt yritykselle euroissa vuodessa, kun työaika kirjataan järjestelmällä: 198 h x 22,87 € = 4 528,26 €

Säästöt yritykselle euroissa vuodessa, kun työaika kirjataan järjestelmällä, järjestelmän kustannus vähennetty: 4 528,26 € - 1 868,69 € = 2 659,57 €

Säästöjä 30 hengen yritykselle kertyy siis useampi tuhat euroa vuodessa pelkästään työajan kirjaamisen yksinkertaistumisesta. Viidessä vuodessa säästöt ylittävät reilusti 10 000 euroa. Yrityksellä kuluu siis 75 prosenttia vähemmän työaikaa työajanseurantaan, kun käytössä on sähköinen työajanseurantajärjestelmä. Ei huono, vaikka itse sanonkin.

Työajanseuranta saattaa siis olla pakollinen paha, mutta sähköisellä järjestelmällä se käy huomattavasti tehokkaammin samalla tuoden yrityksellenne kustannussäästöjä. Ehkä työajanseurantajärjestelmää kannattaisikin ajatella investointina kulun sijaan?

Laske laskurillamme paljonko sinä säästäisit siirtymällä sähköiseen työajanseurantaan.

Visma Entry -työajanseurantajärjestelmä tehostaa vuosilomien ja poissaolojen seurantaa sekä lomasuunnittelua. Suunnittele, seuraa, kirjaa ja hyväksy lomat ja poissaolot vaivattomasti. Hyväksyntäprosessia tehostavat esimiehille tulevat ilmoitukset loma- ja poissaolomerkinnöistä. Tutustu Visma Entryyn

Aktivoi maksuton koekäyttö! Kokeile Visma Entryä 14 päivää maksutta ilman sitoutumista ja koe sähköisen työajanseurannan helppous!