Työaikalaki ja työehtosopimukset määrittävät toimialakohtaisesti, miten lomapäiviä kertyy. Lomapäiviä kertyy lomanmääräytymisvuodelta 1.4.–31.3. Pääsääntö on, että kuukaudessa tulee olla vähintään 14 työpäivää tai yli 35 tuntia töitä, jotta lomaa kertyy kyseiseltä kuukaudelta.
Vuosilomalain mukaan loman kertyminen voi keskeytyä, jos työntekijä on ollut sairauden vuoksi poissa töistä yli 75 päivää vuodessa. Lisäksi lomakertymä katkeaa tilanteessa, jossa työntekijällä on ollut lomanmääräytymisvuoden päättymisen jälkeen yhtäjaksoisesti enintään 75 työpäivää sairauspoissaoloja saman kuntoutusjakson, sairauden tai tapaturman takia.
Joskus sairauspoissaolot tai kuntoutusjaksot saattavat kestää pitkään. Työntekijä voi kuitenkin saada lisää lomapäiviä, jos palkallista lomaa on kertynyt alle 24 päivää ja hän on ollut yhtäjaksoisesti poissa töistä enintään vuoden.
Osa-aikaisella työntekijällä lomakertymään lasketaan mukaan myös ne sairauspäivät, jolloin hän olisi ollut töissä. Osa-aikaisia työntekijöitä koskee sama 75 sairauspoissaolopäivän sääntö kuin kokoaikaisiakin työntekijöitä.
Tämän ohella työnantaja ja työntekijä voivat sopia poissaoloista, joista ei kerry lainkaan vuosilomaa.
Työaikalain mukaan lomia kertyy 2 päivää kuukaudessa, kun työsuhde on kestänyt 31.3. mennessä alle vuoden. Jos työsuhde on on ollut voimassa 31.3. mennessä keskeytymättä yli vuoden, lomapäiviä kertyy 2,5 päivää kuukaudessa. Toisin sanoen ensimmäisen lomavuoden aikana ansaitaan kesäloma ja seuraavina vuosina kesäloman lisäksi talviloma.
Lomia voi työehtosopimuksista poiketen kertyä enemmänkin. Esimerkiksi valtion työntekijöillä tai kunnallisissa työtehtävissä lomaa saattaa olla työuran pituudesta riippuen huomattavasti enemmän kuin yksityisellä puolella.
Yleensä kesälomat pidetään kesälomakaudella 2.5.–30.9., ja kertyneestä vuosilomasta 24 päivää onkin annettava käyttöön tälle lomakaudelle. Talvilomat sijoittuvat talvilomakaudelle 1.10.–30.4., jolloin työntekijä voi pitää kesälomalta jäljelle jääneet lomapäivät. Työnantajan on annettava talvilomapäivät pidettäväksi välittömästi ennen seuraavan lomakauden alkua.
Lomia pidetään työntekijän ja -antajan yhdessä sopimana ajankohtana; työntekijä anoo lomaa ja työnantajan edustaja, tavallisesti esihenkilö, hyväksyy loma-anomuksen. Tarvittaessa loman ajankohdasta voidaan neuvotella, mutta vuosilomalain ehdoton sääntö on, että työntekijällä on oltava mahdollisuus käyttää yhtäjaksoisesti vähintään 12 lomapäivää. Työnantaja saa pilkkoa jäljelle jäävän loman, jos se on välttämätöntä yritystoiminnan käynnissä pitämiseksi.
Lomien pitämisessä on huomioitava, että yksityisellä puolella lomaa kuluu pääsääntöisesti jokaiselta pidetyltä lomaviikolta 6 päivää. Julkisella puolella, kuten terveydenhuoltoalalla, lomapäiviä puolestaan kuluu viikon lomajaksolla vain 5.
Kertyneen vuosiloman lisäksi työntekijä voi ottaa palkatonta vapaata tai lomaa, jos se sopii työnantajalle. Useat työnantajat ovat palkattoman vapaan suhteen joustavia, jotta voivat taata työntekijöidensä hyvinvoinnin. Lomapäiviä on mahdollista myös säästää ja jättää pidettäväksi vasta seuraavissa lomajaksoissa, mutta tästä tulee yleensä sopia etukäteen työnantajan kanssa.
Lomaa voi täydentää myös saldovapailla. Saldoa kertyy tekemällä työtunteja niin sanotusti varastoon, jolloin sisääntehtyjä työtunteja voi hyödyntää palkallisina vapaapäivinä. Saldovapaiden käytöstä sovitaan työntekijän ja työnantajan välillä yleensä hyvin joustavasti. Saldojen käyttö on yksinkertaista varsinkin silloin, kun plussat ja miinukset ovat reaaliaikaisesti nähtävissä esimerkiksi työajanseurantajärjestelmästä. Tällöin poissaolojen kirjaaminen järjestelmään hyväksyttäväksi onnistuu helposti ja nopeasti.
Nykyään lomarahoja voi muuttaa myös vapaaksi, mutta lomarahavapaista ei ole säädetty laissa. Menettelytavat riippuvat siten sekä toimialan työehtosopimuksesta että työnantajan omista käytännöistä.
Jotta lomapäivien seuranta olisi mahdollisimman yksinkertaista, on tärkeää, että niiden kertymisestä ja käyttämisestä voidaan pitää kirjaa reaaliaikaisesti. Palkanlaskentajärjestelmät laskevat tavallisesti tulevan lomakauden kertymän palkanmaksuhistorian perusteella – jos työntekijälle maksetaan vuosilomaan oikeuttavaa palkkaa, kertyy hänelle myös lomapäiviä.
Palkanlaskentajärjestelmästä lomapäivät on näppärä siirtää suoraan työajanseurantajärjestelmään. Vaihtoehtoisesti voidaan käyttää työajanseurantajärjestelmän valmiiksi olettamia lomapäiväkertymiä. Palkanlaskennan työtä helpottaa, kun työntekijät voivat tarkistaa käytettävissä olevat lomapäivänsä itse esimerkiksi mobiilisovelluksesta. Kun työntekijä on aikatauluttanut lomapäiviä etukäteen, voi esimies tarkistaa, miten pyydetyt lomapäivät sopivat muiden työntekijöiden lomiin ja hyväksyä sitten loma-anomuksen nappia painamalla.
Työajanseurantajärjestelmä myös mahdollistaa esimiehen täyden lomailun. Työajanseurantajärjestelmän sijaistoiminnolla esimies voi määrittää tilalleen sijaisen, joka esimiehen loman aikana tekee tarvittavat työaikojen tarkastukset ja hyväksynnät.
Kun lomia ja työaikoja kirjataan reaaliajassa ja tiedot siirtyvät saumattomasti palkanlaskentaan, saadaan vähennettyä huomattavasti esihenkilöiden, HR-henkilöstön ja johdon työtaakkaa. Myös työntekijät kiittävät, kun lomapäivien määrän ja loma-anomusten perään ei tarvitse kysellä.
Visma Entry -työajanseurantajärjestelmä tehostaa vuosilomien ja poissaolojen seurantaa sekä lomasuunnittelua. Suunnittele, seuraa, kirjaa ja hyväksy lomat ja poissaolot vaivattomasti. Hyväksyntäprosessia tehostavat esimiehille tulevat ilmoitukset loma- ja poissaolomerkinnöistä. Tutustu Visma Entryyn