Hyppää tästä suoraan sinua kiinnostavimpaan aiheeseen:
Työajanseurannan vähimmäisvaatimukset, eli mitä työajanseurantaan tarvitaan? »
Ilmainen työajanseuranta Excelissä tai sovelluksissa – tutustu vaihtoehtoihin »
Millaisille yrityksille ilmainen työajanseuranta sopii? »
Huomioi nämä, jos hoidat työajanseurannan Excelissä tai paperilla »
Milloin ilmainen työajanseuranta kannattaa päivittää kattavampaan järjestelmään? »
Maksuton kokeilu auttaa järjestelmän valinnassa »
Aluksi tärkeä muistutus: työaikalaki määrittää, että työajanseuranta on pakollista kaikissa yrityksissä. Työnantajan tulee seurata jokaisen työntekijän työtunteja ja niistä maksettua korvausta, ja pitää tunti- ja palkkakirjanpito tallessa esimerkiksi työsuojelutarkastusta varten.
Yrittäjää tietysti kiinnostaa työajanseurannan hinta ja se, voiko ilmainen tai halpa työajanseuranta täyttää lakisääteiset vaatimukset.
Yksinkertaisimmillaan työajanseurantaan riittää tuntilappu tai -lista, johon työntekijä kirjaa päivittäin tekemänsä tunnit. Kirjaukset voi tehdä myös Exceliin, Google Sheetiin tai työajanseurantajärjestelmään, jolloin työaikatiedot pysyvät tallessa digitaalisesti. Exceliin voi rakentaa myös tuntilaskurin, johon merkataan työn aloitus- ja lopetusaika, ja laskuri laskee päivän työtunnit.
Haluatko perehtyä työajan seuraamiseen työpaikoilla ja sen fiksuun järjestämiseen tarkemmin?
Lue Täydellinen opas työajanseurantaan!
Millaisia ohjelmia ilmaiseen työajanseurantaan on olemassa? Monella työajanseurantajärjestelmällä on ilmaisversio, mutta myös vanha tuttu työajanseuranta-excel on yhä suosittu työkalu monissa suomalaisyrityksissä.
Työajanseuranta taulukossa? Maailman suosituin taulukkolaskentaohjelma taipuu moneen – myös työajanseurantaan.
Microsoft tarjoaakin valmiit, ilmaiset Excel-pohjat yrityksen työajanseurantaan: esimerkiksi viikottaisen työaikaraportin, kellokorttipohjan ja työaikakortin. Lataa ilmaiset tuntilistat suoraan Microsoftin sivuilta.
Joskus työajanseurantaan riittää yksinkertainen työaikalaskuri, johon työntekijä kirjaa töiden aloitus- ja lopetusajankohdan ja päivän aikana pitämänsä tauot. Laskuri kertoo päivittäisten työtuntien määrän. Microsoftin sivulta löytyy ilmainen työaikalaskurin pohja.
Jos kaipaa laskurilta enemmän ominaisuuksia, voi sellaisen toteuttaa Excelin tai Google Sheetin kaavoja käyttäen myös itse.
Moni työajanseurantaohjelmisto tarjoaa maksuttoman kokeilukauden ennen maksulliseen täysversioon siirtymistä. Olemassa on kuitenkin myös ohjelmistoja, joiden avulla työaikaa voi seurata täysin ilmaiseksi. Työtunnit tai päivittäinen työaika kirjataan järjestelmään puhelimella tai tietokoneella, ja ne pysyvät tallessa ja tarkasteltavissa helposti.
Jos valitset ilmaisen työajanseurantaohjelman, tarkista huolellisesti, onko ilmaiselle käytölle asetettu esimerkiksi käyttäjämäärä- tai aikarajoituksia, ja mitkä ominaisuudet ilmaisversioon sisältyvät. Näin varmistat, että valitsemasi ohjelmisto sopii yrityksesi tarpeisiin.
Kun käytössäsi on työajanseuranta Excelissä tai ohjelmistossa, saatat haluta viedä tietoja ohjelmasta toiseen. Voit esimerkiksi yhdistää Google-kalenterin käyttämääsi ohjelmistoon: näin saat kalenteriin merkityt tapaamiset helposti suoraan työajanseurantajärjestelmään.
Tämän, ja nipun muita näppäriä, ilmaisia automaatioita työajanseurantaan eri järjestelmien, kalenteriohjelmien ja esimerkiksi Google Sheetin välille löydät esimerkiksi Zapierin sivuilta.
Pelkkä tuntien kirjaaminen sovitulla tavalla voi hyvinkin riittää työajan raportointiin. Ilmaiset työajanseurannan mallit toimivat etenkin silloin, kun työntekijöiden määrä on pieni eikä yrityksessä käytetä esimerkiksi liukuvaa työaikaa tai työaikapankkia.
Ilmainen työajanseuranta toimii mainiosti silloin, kun:
✅ yrityksessä on käytössä säännöllinen työaika
✅ palkanmaksun peruste on kaikille työntekijöille sama eikä käytössä ole erillisiä työaikaryhmiä
✅ yrityksessä ei tehdä ylityötä, sunnuntaityötä tai vuorotyötä
✅ käytössä ei ole liukuvaa työaikaa tai työaikapankkia
✅ työajasta ei tarvita muuta raportointia tai dataa kuin “pakolliset” ja lakisääteiset tiedot
✅ tuntilistat voidaan säilyttää tietoturvallisesti
✅ yrityksessä ei ole tarvetta siirtää tietoja automaattisesti esimerkiksi palkkahallintoon
Jos päädyt pitämään työaikakirjanpitoa taulukkolaskentaohjelmassa tai paperilla, on tärkeää huomioida muutama asia: tietojen asianmukainen säilyttäminen ja niiden hyödyntäminen esimerkiksi palkanmaksua varten.
Jos työajanseuranta hoidetaan paperilla, täytyy jokaisella työntekijällä olla selvät sävelet siitä, kenelle tuntilaput tai -raportit palautetaan, ja kuka vastaa niiden säilyttämisestä.
Sama koskee esimerkiksi exceleitä: työntekijän lisäksi pääsy tiedostoihin tulee olla myös työnantajalla, jotta tiedot voidaan esittää silloin, kun esimerkiksi viranomainen niitä kysyy.
Työajanseurannassa syntyvää tietoa tarvitaan monessa paikassa, mm. yrityksen palkkahallinnossa. Ylityöt ja ylityökorvaukset täytyy merkitä sekä tunti- että palkkakirjanpitoon erikseen, samoin kuin esimerkiksi vuosi- ja sairasloma-aikojen palkat.
Tietojen siirto onnistuu helposti, jos tuntikirjanpito tehdään digitaalisesti – paperisilta tuntilapuilta tiedot on todennäköisesti joka tapauksessa nakuteltava esimerkiksi Exceliin. Siksi työaikatiedot kannattaakin kerätä työntekijöiltä jo lähtökohtaisesti digitaalisessa muodossa, joko taulukkoon tai työajanseurantajärjestelmään.
Kannattaa kuitenkin muistaa, että ilmainen työajanseurantajärjestelmä ei välttämättä tarjoa kovin monipuolisia tiedonsiirtomahdollisuuksia, integraatioita tai rajapintoja – asia kannattaa siis myös tarkistaa ohjelmistoa valitessa!
Yrityksen ja liiketoiminnan kasvaessa myös työajanseurannan tarpeet muuttuvat. Excelin tai Google Sheetin avulla tehty tuntiseuranta voi käydä liian vaivalloiseksi, maksuttoman työaikajärjestelmän ominaisuudet tai käyttäjämäärärajat alkavat tulla vastaan, palkanlaskija tai HR joutuu käyttämään kohtuuttomasti aikaa työntekijöiden työaikatietojen siirtoon paikasta toiseen.
Silloin on aika pohtia, millainen työajanseurantajärjestelmä auttaisi yritystä kasvamaan hallitusti ja kannattavasti.
Kattavan ja Suomen oloihin ja lainsäädäntöön räätälöidyn työajanseurantajärjestelmän hankkiminen voi tulla ajankohtaiseksi, kun…
✅ Yritys tai tiimi kasvaa niin, että excelit tai tuntilaput aiheuttavat liikaa säätöä tai ilmaisjärjestelmän ominaisuudet “loppuvat kesken”
✅ Työaikatietojen siirtely ilmaisjärjestelmästä, tuntilapuilta tai taulukosta alkaa viedä kohtuuttomasti aikaa HR:ssä tai esimerkiksi kirjanpitäjältä tai palkanlaskijalta
✅ Organisaation rakenteet muuttuvat ja mukaan tulee esimerkiksi tiiminvetäjiä, joiden tulee päästä tiimiläisten työaikatietoihin helposti
✅ Työaikatietoihin, liukumien ja esimerkiksi kertyneiden vapaapäivien määrään halutaan reaaliaikainen ja läpinäkyvä näkymä
✅ Yrityksessä halutaan hyödyntää työajan TES-tulkintoja tai muita työaikojen määrittelyyn liittyvää automatiikkaa
✅ Yrityksessä otetaan käyttöön liukuva työaika tai työaikapankki
✅ Työaikatietoja halutaan tutkia ja raportoida tarkemmin, esimerkiksi yrityksen tehokkuutta tai henkilöstön hyvinvointia silmällä pitäen
✅ Työajan tiedot halutaan säilyttää tietoturvallisesti
✅ Yrityksessä halutaan varmistaa, että työajan ja tuntien seuranta tukee työaikalainsäädännön vaatimusten täyttämistä, ja että viranomaismääräykset otetaan huomioon jo työaikaa kirjatessa
Miten yrityksen tarpeet kannattaa kartoittaa työajanseurantajärjestelmän valintaa varten?
Lataa pikaopas ja muistilista sopivan järjestelmän valintaan
Jos etsit jo järeämpää järjestelmää monipuoliseen, mutta helppokäyttöiseen ja yksinkertaiseen työajanseurantaan, aloita Visma Entryn ilmainen kokeilujakso! Saat järjestelmän kaikki ominaisuudet käyttöösi ja näet, miten simppeli ja samalla monipuolinen työajanseuranta toimii yrityksesi arjessa.
Aloita ilmainen työajanseurantajärjestelmän kokeilu 14 päiväksi!
Kun aloitat koekäytön, pääset luomaan käyttäjiä palveluun heti, ja he voivat kirjata työtuntejaan ohjelmaan vaikka saman tien. Jos päätät jatkaa Entryn käyttöä 14 päivän kokeilujakson jälkeen, pysyvät tiedot tallessa ja voitte jatkaa ohjelmiston käyttöä ilman keskeytyksiä.
Entry on näppärä työajanseuranta, joka sisältää työkalut myös työajan tulkintaan, liukumien ja työaikapankin käyttöön ja projektiseurantaan. Entry tarjoaa myös ilmaiset sovellukset sekä Android- että iPhone-puhelimiin.