Millaisia asioita eri toimialojen työvuorosuunnitteluun kuuluu, ja miten työvuorosuunnittelusta voi tehdä vielä fiksumpaa niin, että työntekijöiden hyvinvointi kasvaisi entisestään? Entä millainen ohjelmisto sopii parhaiten millekin alalle?
Sote-alan työvuorosuunnittelu on ollut viime aikoina tapetilla, eikä ihme. Työvuorojen suunnittelussa täytyy jo työn järjestemisen takia huomioida työntekijöiden mitoitus, osaaminen ja oikeudet suorittaa erilaisia toimia, oli kyse sitten virkatehtävistä, hoitotoimenpiteistä tai esimerkiksi lääkkeiden käsittelystä.
Monet tehtävät vaativat ympärivuorokautista vuorotyötä, joten lepoaikoihin, palautumiseen ja muihin työsuojelullisiin tekijöihin on kiinnitettävä erityshuomiota. Lisäksi työ terveydenhuollossa ja sosiaalialalla on usein melko kuormittavaa ja tehtävät moninaisia – ja tämäkin tulisi huomioida työvuorosuunnittelussa.
Täytyy myös muistaa, että esimerkiksi suuren sairaalan työvuorosuunnittelu vaatii aivan erilaiset prosessit, kuin vaikkapa pienen hoivayksikön tai päiväkodin työvuorojen suunnittelu.
Työvuorosuunnittelu hoitoalalla on yhä useammin keskitettyä, ja lisäksi työvuorosuunnittelussa pyritään ergonomisuuteen eli siihen, että työntekijä ehtii palautua työvuorojen välillä mahdollisimman paljon.
Haasteita työvuorolistojen tekoon aiheuttaa erityisesti se, että työntekijöillä tulisi olla mahdollisuus vaikuttaa omiin työvuoroihinsa, ja että näiden työvuorotoiveiden käsittelyn tulisi olla mahdollisimman tasapuolista. Autonominen työvuorosuunnittelu, jossa työyhteisö suunnittelee omat työvuoronsa, onkin saavuttanut jalansijaa monessa sote-alan työpaikassa, sillä siinä työntekijöiden toiveet pystytään huomioimaan yhteisöllisesti.
Lastenhoito- ja varhaiskasvatusalan työvuorosuunnittelua leimaa erityisesti kaksi asiaa.
Tärkein on lakisääteinen mitoitus, joka määrittää kussakin vuorossa tarvittavan henkilöstömäärän ja osaamisen; esimerkiksi sen, montako pätevää varhaiskasvattajaa tulee ryhmässä kulloinkin olla.
Toinen tekijä on jatkuva muutos työpaikan arjessa: niin lapsia kuin työntekijöitäkin sairastuu, ja muutoksiin tulisi pystyä reagoimaan nopeastikin.
Sosiaali- ja terveysalalla käytetään lähes poikkeuksetta työajanhallintajärjestelmiä, joista edistyksellisimmät mahdollistavat mm. tekoälyavusteisen työvuorosuunnittelun. Etenkin suurissa yksiköissä on hyötyä järjestelmästä, joka laskee työvoiman ja erilaisten osaamisten tarpeen kuhunkin vuoroon, ja tekee ehdotuksen sen mukaan.
Pienemmissä yksiköissä, joissa henkilöstöä ja hoidettavia on vähemmän, toimii usein simppelimpikin järjestelmä – pääasia on, että vuorot ja ohjeet kulkevat helposti työntekijän tietoon, ja että työhön käytetty aika on helppoa sekä kirjata että tarkistaa.
💡 Lue lisää: näin Harjulan Setlementissä käytetään Entryä
Kaupan alan työvuorosuunnittelu on muuttunut aiempaa vaativammaksi sitä mukaa, kun kauppojen aukioloajat ovat laajentuneet. Moni ruokakauppa on auki seitsemänä päivänä viikossa, aamuvarhaisesta iltamyöhään – päivätyöstä onkin vuosien saatossa tullut vuorotyötä.
Kaupan alan työaikaryhmät vaihtelevat kuukausipalkkalaisista erilaisilla tuntisopimuksilla työskenteleviin. Yhä useampi esihenkilö työskentelee kiinteällä työajalla ja palkalla, ja valtaosa työntekijöistä tuntipalkalla. Kaupan alan työehtosopimus koskee kaikkia vähittäis- ja tukkukauppa-alalla työskenteleviä, aina asiakaspalvelutehtävistä varastoihin ja esihenkilöihin.
Kuten muillakin aloilla, tulee kaupan työvuorosuunnittelussa huomioida riittävä lepoaika vuorojen välillä. Kaupan työvuorolistan tulee olla ajan tasalla ja muutosten tiedossa hyvissä ajoin, jotta työntekijät voivat suunnitella elämäänsä myös työn ulkopuolella – tämäkin sääntö koskee toki valtaosaa työvuorosuunnittelusta.
Matkailualan, hotelli- ja ravintola-alan työtä tehdään usein iltaisin, ja ala on hyvin työvoimavetoista. Koska yritysten palvelut liittyvät useimmiten asiakkaiden vapaa-aikaan ja vapaa-ajan palveluihin, on asiakaskokemuksessa onnistuminen äärimmäisen tärkeää. Tämä taas tarkoittaa sitä, että työvuoroissa on oltava oikea määrä henkilökuntaa – mutta ei liikaa, jotta yrityksen kate ei kärsi liiallisista henkilöstökustannuksista.
Työvuorosuunnittelussa tulisikin pystyä ennakoimaan tarvittava henkilöstömäärä. Ravintola-alalla, samoin kuin kaupoissa, tulee etenkin yövuorojen osalta huomioida myös henkilöstön turvallisuus.
Matkailu-, ravintola- ja hotellialan työvuorosuunnittelussa tulee pystyä myös reagoimaan muutoksiin. Työvuorolistat on toimitettava työntekijöille hyvissä ajoin, ja jos vuoroihin tarvitaan muutoksia, tulee nekin voida viestiä tehokkaasti ja helposti. Tässä auttaakin työvuorosuunnitteluun ja työajanhallintaan sopiva työajanseurantajärjestelmä, jonka avulla myös muutoksista viestiminen onnistuu.